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Le compte "512 Banque" tenu par une entreprise enregistre les mêmes opérations que le compte de l'entreprise tenu par le banquier, mais en sens inverse. Il s'agit donc de comptabilités réciproques. Dans la pratique, les soldes sont rarement égaux car les opérations ne peuvent pas être enregistrées simultanément dans chaque comptabilité pour diverses raisons :
- les chèques émis par l'entreprise ne sont comptabilisés par le banquier qu'après encaissement par le bénéficiaire.
- le banquier enregistre des virements (règlements des clients par virements) au bénéficie de l'entreprise et informe celle-ci dans un deuxième temps.
- Le banquier procède aux paiements de fournisseurs par prélèvement automatique sur le compte de l'entreprise et informe celle-ci dans un deuxième temps.
- des erreurs sur les sommes peuvent être commises par l'entreprise ou par la banque.
La technique de l'état de rapprochement va permettre de justifier les différences de soldes.
Remarque : un tel raisonnement est aussi valable pour les chèques postaux
I MÉTHODOLOGIE DE L'ÉTAT DE RAPPROCHEMENT
La construction d'un état de rapprochement se fait en plusieurs étapes :
1ière étape : on place côte à côte une édition du compte 512 Banque tenu par l'entreprise et l'extrait de compte adressé par le banquier.
2ième étape : on pointe les soldes de départ. En cas de différence, on recherche et on pointe les sommes qui équilibrent les soldes de départ.
La différence de soldes de départ s'explique souvent par le fait que certaines sommes pointées ont été enregistrées dans le compte 512 Banque au cours de la période précédente alors qu'elles on été enregistrées en début de période de rapprochement chez le banquier.
Une astuce consiste à comparer le numéro du premier chèque enregistré par l'entreprise et le numéro du premier chèque enregistré chez le banquier. Si le premier numéro enregistré par le banquier est antérieur au premier numéro enregistré par l'entreprise, il y a la l'explication de la différence des soldes de départ
3ième étape : on pointe les sommes identiques en procédant par croisement :
512 Banque
Compte entreprise (chez le banquier)
Certains montants recherchés peuvent être décrits par des sommes différentes :
Exemple : une remise de chèques de 5 000 F peut être enregistrée par le banquier comme une remise de
3 000 F et de 2 000 F si il y a respectivement 3 000 F de chèques relevant de la place bancaire et 2 000 F de chèques hors place.
Certaines sommes peuvent faire l'objet d'une inversion de chiffres :
Exemple : on a porté la somme de 2 590 F sur le compte 512 Banque alors que le banquier a enregistré la somme de 2 950 F. Dans le cadre d'un énoncé, il faut admettre que c'est la banquier qui a raison
Il convient alors de pointer ces sommes avec réserve ( / * pour ne pas oublier qu'il faudra régulariser)
4ième étape : on construit le document "état de rapprochement" qui va récapituler les sommes non pointées et rapprocher les soldes de fin de période.
5ième étape : on enregistre les régularisations nécessaires dans la comptabilité de l'entreprise.
Remarque : il est conseillé d’établir, pour chaque compte bancaire un état de rapprochement au moins une fois par mois.
II APPLICATION
L'entreprise DUPONT S.A a réuni côte à côte une édition du compte 512 Banque et l'extrait de compte qui lui a été adressé par son banquier :
DUPONT SA En date : du 31/10/98
GRAND LIVRE PARTIEL
Du compte 512000 au compte 512000
Du O1/10/98 au 31/10/98
512000 BNP
MVT
JL
Date
Libellé de l'écriture
Débit
Crédit
01/10
Solde à nouveau
/ 8 542,25
417
JU
05/10
Remise de chèques
/ 5 000,00
420
JU
07/10
Ch n° 000327 à Fr. LEGRAND
/ * 5 240,00
432
JU
15/10
Ch n° 000328 à Trésor Public
/ 2 450,00
433
JU
18/10
Dépôt d'espèces
/ 3 000,00
439
JU
26/10
Ch n° 000329 à Fr MAURY
2 980,00
440
JU
28/10
Ch n° 000330 à Fr DUGUY
4 760,00
TOTAUX
16 542,25
15 430,00
SOLDE AU 31/10/98
1 112,25
L'extrait de compte envoyé par la BNP se présente ainsi :
BNP
Banque Nationale de Paris
Votre extrait de compte au 31/10/98
La direction de votre agence, à l'adresse ci-dessous est à votre disposition pour vous fournir tous renseignements sur ce document :
BNP
3 Av. de la gare
34 000 Montpellier
04 67 223 223
DUPONT S.A
23 Av. Jean Jaurès
34 000 MONTPELLIER
Date
Libellé
Débit
Crédit
01/10
Solde à nouveau
/ 10 122,25
02/10
Ch n° 000326
/ 1 580,00
05/10
Chèques à l'encaissement. Place
/ 3 500,00
06/10
Chèque à l'encaissement Hors place
/ 1 500,00
12/10
Ch n° 000327
/ 5 420,00
17/10
Ch n° 000328
/ 2 450,00
18/10
Dépôt espèces
/ 3 000,00
20/10
Prélèvement EDF
964,80
22/10
Prélèvement emprunt (dont intérêts : 542,23)
1 442,23
28/10
Virement en votre faveur (LEBON)
2 000,00
31/10
Frais de tenue de compte TTC
144,72
TOTAUX
12 001,75
20 122,25
SOLDE AU 31/10/97
8 120,50
Construction de l'état de rapprochement (le dessin n'est pas normalisé)
Etat de rapprochement au 31/10/98
Opérations
Compte banque
dans l'entreprise
Compte "Entreprise DUPONT S.A " à la banque
Débit
Crédit
Débit
Crédit
Solde de fin de période (31/10)
1 112,25
8 120,50
Erreur / Ch n° 327 à Fr LEGRAND
180,00
Ch n°000329 à Fr. MAURY
2 980,00
Ch n°000330 à Fr. DUGUY
4 760,00
Prélèvement emprunt
1 442,23
Prélèvement EDF TTC
964,80
Frais de tenue de compte TTC
144,72
Virement reçu
2 000,00
SOMMES
3 112,25
2 731,75
7 740,00
8 120,50
SOLDES
380,50
380,50
TOTAUX
3 112,25
3 112,25
8 120,50
8 120,50
Par convention : EDR = Etat de rapprochement
Ecritures de régularisation dans la comptabilité de l'entreprise
31/10/98
512
Banque
2 000,00
411
Clients (1)
2 000,00
Selon EDR au 31/10/98
d°
401
Fournisseurs
180,00
512
Banque
180,00
Selon EDR au 31/10/98
d°
164
Emprunts
900,00
661
Charges d'intérêts
542,23
512
Banque
1 442,23
Selon EDR au 31/10/98
d°
6061
Fournitures non stockables
800,00
(2)
(1)
44566
TVA / ABS
164,80
512
Banque
964,80
Selon EDR au 31/10/98
d°
627
Services bancaires
120,00
44566
TVA / ABS
24,72
512
Banque
144,72
Selon EDR au 31/10/98
(1) On ne dispose pas de précisions sur la nature du virement en notre faveur. On suppose qu'il
s'agit d'un Client.
(2) si l’entreprise, avant le prélèvement à reçu et comptabilisé la facture EDF correspondante, alors on passera à la place l’écriture suivante :
d°
401
Fournisseurs
800,00
512
Banque
964,80
Selon EDR au 31/10/98
[ C1] L'article 5 du décret comptable du 29/11/83 précise : "Le livre-journal et le grand-livre sont détaillés en autant de journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins du commerce l'exigent.
Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le livre-journal et le grand-livre".
[C2] en respectant les règles d’exigibilité établies par l’administration fiscale
[ C3] Titre de propriété représentatif d'une part de capital d'une société anonyme. L'action est rémunérée par un dividende (part de bénéfice)
[ C4] Titre de propriété représentatif d'une part de capital d'une société de personne, d'une SARL ou d'une EURL. La part sociale est rémunérée par un dividende (part de bénéfice)
[C5] OPA (Offre Publique d’Achat ) : offre de rachat de leurs actions proposée aux actionnaires d’une société par un tiers (autre société) qui désire en prendre le contrôle (ou renforcer un contrôle existant). Le prix de rachat offert aux actionnaires est souvent supérieur au cours de la Bourse afin de les inciter à vendre.
[C6] OPE (Offre Publique d’Echange) : offre d’échange de leurs actions contre d’autres actions ou obligations, proposée aux actionnaires d’une société par un tiers (autre société) qui désire en prendre le contrôle (ou renforcer un contrôle existant).
[ C7] Titre de créance représentatif d'une fraction d'emprunt obligataire émis par l'Etat, par une collectivité publique ou par une grande entreprise. L'obligation est rémunérée par un intérêt fixe ou variable et est remboursable selon les modalités prévues à l'émission de l'emprunt.
[ C8] Titre de créance sur l'Etat (bons du trésor), sur une banque (bons de caisse) , sur une grande entreprise (bons de caisse) à qui l'on à prêté de l'argent moyennant un intérêt fixe et un remboursement au terme prévu (5 ans maximum)
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